02.07.2020

Должностной состав участников судебного делопроизводства

Впервые наименования должностей работников, занятых в делопроизводственной службе, были официально закреплены в 1967 г. общегосударственным нормативным документом — Единой номенклатурой должностей руководителей, специалистов и служащих. Наряду с этой номенклатурой наименования должностей регламентировались в постановлениях правительства об упорядочении заработной платы в различных отраслях народного хозяйства.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы делопроизводства, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Эти же наименования включены в Квалификационный справочник*. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

* Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. — М., 1995; Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М., Минтруд РФ, 1998.

Руководители. Категория включает заведующего службой делопроизводства (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

Специалисты. В эту категорию включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2 : 1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители — экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно принятой в стране классификации, преобладающую часть работников службы делопроизводства составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Известны две методики расчета численности работников службы делопроизводства.

Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства.

Численность = 0,00016 • Д (в степени 0,98) • Р (в степени 0,1),ъ

где 0,00016 — постоянный коэффициент среднего уровня производительности труда (рассчитан НИИ труда опытным путем);

Д — объем документооборота;

Р — численность работников аппарата управления.

Вторая методика предусматривает расчет численности службы делопроизводства по трудозатратам на выполнение отдельных операций. При этом можно пользоваться как межотраслевыми документами по нормированию труда, так и отраслевыми нормативами. Межотраслевые нормативные документы по нормированию труда разработаны на делопроизводственные операции (регистрация, контроль, составление номенклатуры дел и др.), на стенографические работы, на работы по копированию документов, на машинописные работы, на работы на перфорационных и клавишных вычислительных машинах, на архивные работы. В этом случае расчет численности проводится по формуле:

где Т_н — трудоемкость работ по нормативам на отдельные операции с учетом коэффициента, равного 1,1 (учитывающего затраты времени на личные нужды, обслуживание рабочего места, отдых и т.п.);

Т_н.н — трудоемкость работ, не предусмотренных нормативами (рассчитана экспертным путем, равна 114,2 чел. ч);

Ф_п.в. — годовой фонд рабочего времени, равен 1910 ч.

В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов.

Согласно одной из разработок НИИтруда оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять: для министерств и ведомств — 12—15%, для промышленных предприятий — 0,5% общего числа работающих.

Итоговая аттестация

Не думайте, что данную дисциплину можно выучить целиком за день до зачета. Даже если вы чувствуете, что способны на это, не забывайте, что в самый последний момент могут появиться более важные дела. Чтобы не попасть в неприятную ситуацию, начинайте готовиться к итоговой аттестации постепенно, в течение всего семестра. В отведенный учебным расписанием период времени для непосредственной подготовки к зачету, всего лишь еще раз повторите и глубже осмыслите пройденный материал, просмотрите свои заметки, вспомните семинарские обсуждения. Иными словами, постарайтесь систематизировать и обобщить свои знания.

Требования, предъявляемые на зачете, определяются программой учебной дисциплины, поэтому она должна быть положена в основу подготовки.

Подготовку к сдаче зачета начинайте с подбора необходимых источников (программы курса, доработанного конспекта лекций, основных нормативных правовых актов и основного учебника). Ваша задача состоит в том, чтобы используя указанные источники, повторить, освежить в памяти и окончательно закрепить изученный материал. Можете считать себя подготовленным к зачету, если вы в состоянии ответить на любой из вопросов программы учебной дисциплины.

Читать еще: Оформить доверенность у нотариуса без доверенного лица

Примерная тематика контрольных заданий

Понятие, принципы, цели судебного делопроизводства.

История судебного делопроизводства.

Основные направления реформирования судебного делопроизводства.

Принципы организации судебного делопроизводства.

Основные нормативно — правовые акты, регулирующие организацию судебного делопроизводства.

Должностной состав участников судебного делопроизводства.

Распределение обязанностей между работниками аппарата суда.

Основные требования руководства (инструкции) по делопроизводству в суде 1-й инстанции.

Понятие и виды документов.

Планирование работы по внедрению системы ГАС «Правосудие».

Правовые и организационные основы делопроизводства в судах.

Организация работы по подготовке дела к судебному разбирательству.

Номенклатуры нарядов, книг и журналов, заводимых в судах.

Организация работы в суде по учёту уголовных и гражданских дел. (Виды и формы учёта).

Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Стадии судебного делопроизводства.

Порядок учёта в суде вещественных доказательств.

Методика сбора и обработки статистических данных.

Задачи канцелярии суда и организация ее работы.

Информатизация судов и органов судейского сообщества.

Организация работы по рассмотрению жалоб и заявлений граждан и приему посетителей в судах.

Правовое положение, задачи работников аппарата суда по исполнению руководящих документов касающихся судебного делопроизводства.

Правила делопроизводства в Федеральных органах исполнительной власти.

Примеры тестовых заданий

1. Каким органом издаются нормативные акты по организации судебного делопроизводства в судах общей юрисдикции?

А) Министерством юстиции РФ

Б) Судебным департаментом при Верховном Суде РФ.

В) Министерством внутренних дел РФ.

2. Как называется нормативный акт, регламентирующий судебное делопроизводство в районном суде?

А) Положение о судебном делопроизводстве.

Б) Инструкция по судебному делопроизводству

В) Руководство по судебному делопроизводству.

3. Как называется одна из должностей сотрудников аппарата суда:

А) Представитель председателя суда

Б) Консультант председателя суда

В) Помощник председателя суда

4. Сотрудники аппарата областного суда являются:

А) Муниципальными служащими.

Б) Федеральными государственными служащими.

В) Научными консультантами.

5. Аппарат суда предназначен:

А) Для обеспечения деятельности суда.

Б) Для оказания правовой помощи участникам процесса.

В) Для охраны здания суда.

6. Какой акт являлся основным при системе коллежского делопроизводства:

А) Генеральный регламент.

Б) Положение о письмоводстве и делопроизводстве.

В) Общие правила документации и документооборота.

7. Определите последовательность этапов исторического развития делопроизводства:

А) Приказное, коллежское, министерское, делопроизводство 1917-1941 г., делопроизводство 1941-1990 г.

Б) Приказное, министерское, коллежское, делопроизводство 1917-1941 г., делопроизводство 1941-1990 г.

В) Министерское, приказное, коллежское, делопроизводство 1917-1941 г., делопроизводство 1941-1990 г.

8. Какой из документов относится к информационно-справочным:

9. Какой документ является распорядительным:

10. Виды судебного делопроизводства:

А) Архивное, секретное, несекретное.

Б) Общее, конфиденциальное, архивное.

В) Служебное, архивное, секретное.

11. Кто из сотрудников аппарата суда непосредственно отвечает за работу канцелярии, правильность учета и хранения поступивших в суд документов, обращений граждан, заявлений, судебных дел и вещественных доказательств:

А) Администратор суда.

Б) Начальник отдела.

В) Помощник председателя.

12. Кто из сотрудников аппарата суда принимает меры по организационному, материальному, техническому обеспечению суда:

А) Помощник судьи.

В) Помощник председателя.

13. Какое определение наиболее точно отображает понятие судебного делопроизводства:

А) Информационный процесс, под которым понимают сбор, обработку, накопление, хранение, поиск и распределение информации.

Б) Регулируемая правовыми нормами деятельность, направленная на регистрацию, учет, движение судебных дел и других материалов, справочно-информационный поиск и контроль за исполнением документов, подготовку материалов к последующему хранению и использованию.

В) Деятельность, осуществляемая с целью обеспечения соблюдения процессуальных норм, исполнения приговоров, решений, определений, постановлений суда, четкого обслуживания обращающихся в суд граждан, юридических лиц.

1. ИНСТРУКЦИЯ ПО СУДЕБНОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В РАЙОННОМ СУДЕ

1. Общие положения и руководство организацией судебного делопроизводства

1. Общие положения и руководство организацией
судебного делопроизводства

1.1. Инструкция по судебному делопроизводству в районном суде устанавливает единую систему документационного производства, обязательную для всех работников районного суда.

1.2. Инструкция разработана на основании Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России.

Процессуальные документы суда оформляются в соответствии с процессуальным законодательством.

Организационно-распорядительные документы суда оформляются в соответствии с Национальным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

1.3. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников аппарата суда. Все работники ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.4. Председатель районного суда в соответствии с частью 3 статьи 35 Федерального конституционного закона от 7 февраля 2011 г. N 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации», статьей 6.2 Закона Российской Федерации от 26 июня 1992 г. N 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации» осуществляет в том числе следующие функции:

Читать еще: Потерялась трудовая книжка что делать

организует работу суда;

устанавливает правила внутреннего распорядка суда на основе утверждаемых Советом судей Российской Федерации типовых правил внутреннего распорядка судов и осуществляет контроль за их выполнением;

осуществляет общее руководство деятельностью аппарата суда, в том числе распределяет обязанности между работниками аппарата суда, принимает решение о поощрении работников аппарата суда или о привлечении их к дисциплинарной ответственности;

осуществляет иные полномочия по организации работы суда.

1.5. Ответственный за делопроизводство, назначенный председателем суда, обеспечивает его организацию в соответствии с Инструкцией и знакомит всех работников аппарата суда с нормативно-методическими документами по делопроизводству.

1.6. Задачи и функции отделов делопроизводства, обеспечения судопроизводства по гражданским делам, обеспечения судопроизводства по уголовным делам регламентируются положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации (далее — Судебный департамент), а также положениями о соответствующих отделах, утвержденными приказом председателя соответствующего районного суда.

Абзац исключен с 1 января 2012 года. — Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 232.

1.7. Обязанности, права и ответственность работников аппарата суда определяются их должностными регламентами, утверждаемыми председателем суда.

1.8. Прием граждан в суде производится в соответствии с правилами внутреннего распорядка суда, положением о приемной суда и регламентом организации деятельности приемной суда, утвержденными председателем соответствующего суда (либо лицом, исполняющим его обязанности), на основании Типовых правил внутреннего распорядка суда, утвержденных постановлением Совета судей Российской Федерации, Примерного положения о приемной федерального суда общей юрисдикции и Типового регламента организации деятельности приемной федерального суда общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.

1.9. Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.

Должность делопроизводитель в судебных приставах что это

В этой статье юрист Алексей Князев отвечает на популярный вопрос: «Должность делопроизводитель в судебных приставах что это?».

Должностная инструкция делопроизводителя

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

Читать еще: Ущерб что это

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция делопроизводителя — образец 2019 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

Делопроизводитель

Делопроизводитель является государственным служащим государственной гражданской службы Челябинской области. Назначается на должности и освобождается от должности председателем Государственного комитета по обеспечению деятельности мировых судей Челябинской области, непосредственно подчиняется мировому судье и его помощнику. В случае временного отсутствия специалиста (отпуск, временная нетрудоспособность и т.д.) его обязанности распределяются мировым судьей между другими, работниками аппарата.

На должности делопроизводителя назначается лицо, имеющее:

1) Среднее профессиональное образование по специальности «юриспруденция» или образование, считающееся равносильным, без предъявления требований к стаду работы;
2) Знание Конституции РФ, федеральных конституционных законов, федеральных законов и областных нормативных правовых актов применительно к исполнению должностных обязанностей.

Должностные обязанности

1. Организует и ведет делопроизводство в соответствии и Инструкцией по делопроизводству в суде.
2. Принимает и отправляет по назначению судебные дела и иную корреспонденцию. Составляет опись заказных бандеролей и писем, направленных по назначению.
3. Вскрывает пакеты и проверяет соответствие присланных судебных дел и других материалов описи. Докладывает помощнику мирового судьи об отсутствии какого-либо документа или приложения к нему.
4. Проставляет на первой странице обложки дела (письма и т.п.) штамп и дату поступления материала.
5. Осуществляет регистрацию, учет и хранение гражданских, уголовных дел и дел об административных правонарушениях. Ведет журналы и учетно-статистические карточки.
6. Осуществляет учет и хранение вещественных доказательств.
7. Осуществляет контроль за ознакомлением с материалами дела с разрешения мирового судьи участников процесса.
8. Обеспечивает своевременную доставку судебных дел и материалов, иной корреспонденции по назначению. Записывает доставляемую корреспонденцию в разносную книгу и передаёт адресатам под роспись.
9. Своевременно вручает, направляет для вручения копии решений, определений по гражданским делам, приговоров и определений по уголовным делам всем лицам, которым по законы надлежит вручать эти документы.

Должностной состав службы делопроизводства

Согласно Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих, а также Квалификационному справочнику [1] по характеру труда работники службы делопроизводства делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Категория «Руководители» включает заведующего службой делопроизводства (т.е. управляющего делами, зав. канцелярией, зав. общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировального бюро и т.д. Основная функция руководителя — планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы.

В категорию «Специалисты» включены следующие должности: документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов.

Категория «Технические исполнители» включает такие должности, как: экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Каждая организация при организации службы ДОУ формирует наиболее рациональный для нее должностной состав из перечня должностей, установленных в Квалификационном справочнике. Конкретный должностной и численный состав службы ДОУ (с указанием наименования должности, заработной платы, количества штатных единиц) устанавливается в штатном расписании организации.

Таким образом, организация службы ДОУ включает решение целого ряда вопросов — о выборе формы работы с документами, структуры службы, ее названия, должностного и численного состава.

Контрольные вопросы и задания

1. Какие формы организации работы с документами используются в учреждениях и организациях?
2. Какие структурные части входят в состав канцелярии?
3. Перечислите задачи службы делопроизводства.
4. Какие функции типичны для делопроизводственной службы?
5. Какие функции делопроизводственной службы относятся к контрольным?
6. Какие функции делопроизводственной службы относятся к методическим?
7. Какие функции делопроизводственной службы относятся к организационным?
8. Какие должности работников службы ДОУ относятся к категории специалистов?
9. Какие должности работников службы ДОУ относятся к категории технических исполнителей?

Это видео поможет лучше понять процедуру.