Журнал регистрации должностных инструкций образец рб

Образец ведения журнала должностных инструкций

Журнал регистрации должностных инструкций — образец этого документа в каждой организации может иметь свою структуру по причине отсутствия нормативно утвержденной формы. В нашей статье вы найдете как рекомендации по его оформлению и заполнению, так и ссылку на скачивание актуального образца журнала учета должностных инструкций.

Функции журнала регистрации должностных инструкций в РФ

Журнал регистрации должностных инструкций (далее в тексте — ДИ) находится в ведении кадрового отдела организации. Ведется он с целью систематизации данных об издании ДИ, внесении в них изменений и подтверждения факта ознакомления с ДИ сотрудников, как того требуют абз. 6 ч. 1 ст. 21 и ч. 3 ст. 68 ТК РФ.

Наличие данного журнала не является обязательным требованием, равно как и применение самих ДИ, однако на практике большинство работодателей считают их использование целесообразным. Ведь основной функцией такой инструкции является конкретизация должностных обязанностей наемного сотрудника.

ВАЖНО! Права и обязанности наемного работника, предусмотренные его ДИ, не должны противоречить трудовым функциям, предусмотренным трудовым договором, нормам трудового права и иным законодательным актам в сфере охраны труда. Инструкция исключает как выполнение работником функций, которые в ней не предусмотрены, так и уклонение от указанных в ней обязанностей. Таким образом, ДИ служит для обеих сторон своеобразным гарантом определенных трудовых отношений в организации.

Рекомендации по регистрации должностных инструкций в журнале

В соответствии с правилами кадрового делопроизводства каждый внутренний документ организации подлежит регистрации в день его подписания и утверждения. При этом ему присваивается регистрационный номер, который состоит обычно из порядкового номера, дополняемого специальным индексом для удобства идентификации.

Журнал регистрации должностных инструкций — есть ли утвержденная форма, где скачать образец?

Скачать форму журнала

Журнал регистрации ДИ не имеет унифицированной формы, и каждый работодатель разрабатывает его самостоятельно с учетом принятого в организации порядка фиксации локальных нормативных актов. Однако практика показывает, что журнал, как правило, оформляется в виде таблицы, включающей в себя следующие графы:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата утверждения документа.
3. Дата постановки документа на учет.
4. Наименование должности, в отношении которой издана ДИ.
5. Наименование структурного подразделения.
6. Дата внесения изменений в документы.
7. Сведения об изменениях, внесенных в ДИ.
8. Дата ознакомления сотрудника с ДИ.
9. Ф. И. О. сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
10. Личная подпись сотрудника, ознакомившегося с ДИ.
11. Ф. И. О. сотрудника, ответственного за ведение журнала.
12. Личная подпись сотрудника, ведущего журнал.
13. Место хранения копии.
14. Примечания.

Вышеперечисленный список реквизитов не является исчерпывающим и обязательным для включения в журнал. Организации вправе разработать любую подходящую именно им форму данного документа. При этом можно воспользоваться образцом журнала учета должностных инструкций, имеющимся на нашем сайте, изменив при необходимости набор вводимых данных.

Как вести журнал регистрации с должностными инструкциями в любой компании

Разработка системы учета должностных инструкций (ДИ)– внутренний вопрос организации, поскольку этот документ не является обязательным. Тот же подход сохраняется и к регистрации инструкций, оставляя право предприятию самому определять правила ведения их учета.

Зачем необходимо регистрировать должностные инструкции

Регистрация любого документа, в том числе кадрового, подтверждает факт его создания, утверждения и ознакомления с ним сотрудников.

Наличие учетной системы, регистрирующей должностные инструкции, позволяет:

1. Учитывать наличие разработанных ДИ.
2. Контролировать их обновление.
3. Отслеживать наличие актуальных и устаревших версий в случае необходимости доработки инструкции
4. Осуществлять контроль ознакомления сотрудников с документом.
5. Организовывать систему хранения оригиналов и копий в подразделениях организации.
6. Закреплять ответственность специалистов отделов кадров за учет и ознакомление работников с документом.
7. Передавать документацию в архив и организовывать правильное хранение.

Для того чтобы выполнять все перечисленные действия, необходимо разработать Положение о должностной инструкции, в котором определить условия по ее разработке, согласованию, утверждению, процедуре ознакомления сотрудников, учету и хранению оригиналов и копий.

В случае если в компании нет такого положения, то альтернативой ему могут стать самостоятельные регламенты, например, по процессам учета или ознакомления работников с внутренней документацией.

Все процессы, связанные с функционированием ДИ внутри организации, можно разделить на два больших блока:

1. Создание инструкции и управление ее дальнейшим использованием: от момента утверждения до передачи в архив.
2. Выполнение инструкцией своей основной функции – определение обязанностей, предусмотренных для должности, и контроль выполнения сотрудником функций и обязательных требований должности, которую он занимает.

Для первого блока необходимо выполнять процедуры регистрации, для того, чтобы ДИ стала официальным документом, который можно применять в работе.

Для второго – зафиксировать факт ознакомления работника с ДИ, на основании которого у работодателя появляется возможность требовать от исполнения ее положений.

В связи с этим уместно использование двух видов журналов учета:

• регистрации ДИ;
• ознакомления с ДИ.

Общая структура журналов

Журнал относится к категории регистрационно-учетных форм, используемых на предприятии. В случае необходимости вести учет ДИ, его создают самостоятельно, поскольку не существует готовых форм и обязательных стандартов по их ведению.

Чаще всего в его структуру входит несколько обязательных разделов.

1. Титульный лист.
2. Обратная сторона, содержащая информацию для заверения, если это предусмотрено внутренними положениями по документообороту.
3. Раздел, информирующий об ответственных за ведение журнала.
4. Основной раздел с таблицами для проведения регистрации.

Титульный лист

Основная информация, которую необходимо отображать на титульном листе, это:

1. Название журнала.
2. Наименование организации.
3. Дата начала и окончания ведения.
4. При необходимости в титульный лист могут быть вынесены дополнительные сведения о сроках хранения и дате окончания хранения.

Обратная сторона

Заключительный лист с информацией о заверении необходим в том случае, если по внутренним инструкциям все журналы должны быть прошиты и заверены.

Для этого используются обычные поля:

• общее количество листов;
• название должности заверяющего;
• ФИО заверяющего;
• подпись;
• дата;
• место для печати.

Страница об ответственных за ведение

Данный лист есть не у всех организаций, поскольку в ряде случаев ответственного и его подпись включают в структуру самих регистрационных таблиц.

Наличие отдельного раздела на первом листе позволяет минимизировать время на оформление записей, и не повторять каждый раз при внесении новой регистрационной информации данных по ответственному.

Имеет смысл создавать его тогда, года за ведение журнала отвечает один специалист.

Примерная форма первого листа может быть такой:

Ответственный за ведение журнала (название журнала)

Период ведения		ФИО ответственного	Должность ответственного	Основание назначения (приказ, распоряжение)	Подпись ответственного
Начало	Окончание
01.03.2014	15.12.1017	Иванова П.И.	Начальник отдела кадров	Приказ№ 8 от 01.03.2014г.	Иванова

Структура листа учета ДИ

В журнале, регистрирующем ДИ, должна быть отражена информация о самом документе, которая вносится в регистрационную таблицу. Состав ее полей определяется каждой организацией самостоятельно.

Регистрационная таблица может включать в себя следующие графы:

1. Порядковый номер записи.
2. Дата утверждения ДИ.
3. Дата введения в действие.
4. Основание для введения в действие (если этого требует внутренние положения по документообороту).
5. Название должности, для которой разработана ДИ.
6. Название подразделения, в состав которого включена должность.
7. Если были изменения, то номер раздела, в который изменения вносились.
8. Дата внесения изменений.
9. Место хранения оригинала.
10. Место хранения копии.

Если в журнале отсутствует лист с закреплением ответственных за его ведение, то необходимо добавить поля с ФИО и личной подписью ответственного.

Как регистрировать инструкции

Для того чтобы зарегистрировать ДИ, ей должен быть присвоен регистрационный номер. И сделать это необходимо до момента внесения информации в журнал.

Порядок присвоения номера, а также требования к формированию индекса документа, как правило, определены в регламентах и положениях организации по документообороту.

Например, индекс конкретной должностной инструкции может иметь следующий вид: 23/ДИ-ОМ, где 23 – порядковый номер инструкции, ДИ – сокращенное название вида документа, ОМ- отдела маркетинга. У каждого предприятия индекс будет иметь свой уникальный вариант.

Регистрация инструкции должна быть проведена в день ее утверждения или подписания документа о ее введении в работу.

Вся информация вносится в соответствии с графами регистрирующей таблицы.

Записи ведутся в хронологическом порядке.

Журнал ознакомления с ДИ

Этот журнал имеет схожую структуру разделов с предыдущим. Меняется сама регистрационная таблица, в которой состав полей отвечает основной задаче – зафиксировать ознакомление сотрудника со своими обязанностями. Итоговый вид зависит от принятого в организации порядка ознакомления работников с внутренней документацией и локальными актами.

В состав граф регистрационной таблицы может быть включена следующая информация:

1. Порядковый номер записи.
2. ФИО работника.
3. Должность.
4. Структурное подразделение, в котором работает сотрудник.
5. Название должностной инструкции.
6. Дата ознакомления.
7. Личная подпись работника.

В некоторых компаниях ведется один журнал регистрации ДИ, в котором делается отметка об ознакомлении с ней сотрудника.

Данное видео поможет вам быстро и правильно разработать должностные инструкции.

Учет должностных инструкций

Статьи по теме

Журнал регистрации должностных инструкций зачастую считается необязательным документом, не требующим особого внимания. Разработка и учет должностных инструкций – вопросы, которым придается слишком мало значения, несмотря на то, что должностная инструкция является частью локальной нормативной базы предприятия.

Из этой статьи вы узнаете:

• как проходит разработка иучет должностных инструкций;
• как оформитьжурнал ознакомления с должностными инструкциями;
• для чего нуженжурнал учета выдачи должностных инструкций.

Зарегистрируйтесь, чтобы получить доступ к обширной базе правовых документов

Разработка и учет должностных инструкций на предприятии

Должностная инструкция относится к документам нормативной базы любой организации. Несмотря на то, что законодательство не обязывает работодателя издавать должностные инструкции, этот документ важен в равной степени как для работодателя, так и для сотрудника. Должностная инструкция определяет задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника. Это документ, предназначенный для регулирования трудовых отношений в компании.

За разработку должностных инструкций отвечает, как правило, юридическая или кадровая служба. Тем не менее, более эффективно поручить это руководителю подразделения, которому знакома специфика работы и организационные тонкости структурного подразделения. Проект инструкции согласуется со специалистами по юридическим вопросам, кадровыми специалистами, представительным органом работников компании, после чего визируется всеми заинтересованными сотрудниками и руководителем. Затем должностную инструкцию остается утвердить, ввести в действие и ознакомить с ней сотрудника.

Оптимально, когда все должностные инструкции подготавливаются в двух экземплярах. Первый передается на руки сотруднику под расписку. Для фиксации этого факта в организации должен быть заведен журнал ознакомления с должностными инструкциями. Возможен вариант, когда отметка ставится в листе ознакомления, который подшивается к инструкции или в общем журнале ознакомления с локальными актами.

Казалось бы, на этом процесс работы с документом заканчивается. Регистрация должностных инструкций, их учет и хранение почему-то отодвигается на второй план. Теме не менее, согласно Приказу Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, «распорядительная и эксплуатационно-техническая документация», которой относится должностная инструкция, должна храниться «по месту разработки и/или утверждения» на протяжении 75 лет. Даже в случае замены новой прежняя должностная инструкция должна храниться в организации три года.

Таким образом, этой частью работы с нормативной документацией не стоит пренебрегать. Если в организации налажено регулирование трудовых отношений с помощью такого удобного инструмента как должностные инструкции, то и хранение этих документов должно быть организовано на соответствующем уровне.

Журнал регистрации должностных инструкций

Действующее законодательство не подразумевает обязательной регистрации должностных инструкций. Несмотря на это, если в организации существует налаженный документооборот, то выпуск новых нормативных актов должен быть где-то зарегистрирован. Для этих целей работодатель вправе разработать Журнал регистрации должностных инструкций. Если в дальнейшем возникнет необходимость найти тот или иной документ, наличие такого журнала в разы упростит задачу. Кроме того, данный журнал поможет в разрешении индивидуальных или коллективных трудовых споров в случае конфликта работодателя и сотрудника.

Журнал учета должностных инструкций разрабатывается работодателем в произвольной форме. Унифицированной формы данного журнала не существует, реквизиты журнала компания вправе разработать и утвердить самостоятельно.

Образец журнала регистрации должностных инструкций

Под регистрацией понимается запись данных о документе по установленной форме. Согласно ГОСТу Р51141-98, она должна фиксировать факт его создания, отправления или получения. Схожие рекомендации содержатся и в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. Запись о регистрации внутреннего документа делается в день его подписи или утверждения.

Образец регистрации должностных инструкций представляет собой запись, содержащую все необходимые реквизиты, со всей полнотой описывающую факт издания новой должностной инструкции. Как правило, корректной записью, отражающей факт выхода новой должностной инструкции на предприятии, считается запись, содержащая следующие реквизиты:

1. Номер и дата должностной инструкции (ДИ)

Регистрационный номер инструкции состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов или индекса и года выпуска инструкции. Например: №18-ДИ/2014

2. Наименование должности (категории) в должностной инструкции

3. Структурное подразделение, в котором будет применяться должностная инструкция

4. Дата утверждения ДИ

5. Дата ознакомления ДИ

6. ФИО работника

7. Места нахождения копий документа

Данная графа может включать необходимую информацию, не относящуюся к предыдущим пунктам. Например: дата сокращения должности в организации и передачи должностной инструкции в архив; отметка о количестве копий, выданных работнику на основании ст. 62 ТК РФ

Образец журнала учета должностных инструкций

Данный образец журнала должностных инструкций не является унифицированной формой регистрации нормативных документов. Работодатель разрабатывает форму журнала самостоятельно, исходя из специфики организации.

Журнал ознакомления с должностными инструкциями

В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью работника, до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ)

Процедура ознакомления сотрудника с должностной инструкцией “под подпись” осуществляется с помощью «Визы ознакомления». Это реквизит состоит из наименования должности, личной подписи работника, расшифровки подписи и даты. Если факт ознакомления регистрируется непосредственно в должностной инструкции, то виза сотрудника ставится на последнем листе документа, после всех прочих. Если одну и ту же должность занимают несколько сотрудников, то в документе может быть и не одна виза.

Ознакомление с должностной инструкцией может, кроме того, быть отмечено в листе ознакомления с локальными актами или непосредственно на экземпляре трудового договора. Для систематизации документооборота работодатель может использовать журнал ознакомления с должностными инструкциями, который содержит все необходимые реквизиты.

Сотрудник кадровой службы должен передать работнику заверенную копию должностной инструкции после процедуры ознакомления. Это обезопасит от необоснованных требований в случае конфликта, как самого работника, так и его работодателя. Факт передачи экземпляра можно внести отдельной графой в журнал должностных инструкций или же просто дополнить визу ознакомления сотрудника на экземпляре работодателя отметкой о получении заверенной копии.

Образец журнала ознакомления с должностными инструкциями

Журнал учета выдачи должностных инструкций

В некоторых случая для регистрации процессов документооборота в организации дополнительно создается журнал учета выдачи должностных инструкций. Как отмечено выше, любая новая должностная инструкция издается в нескольких экземплярах. Одна заверенная копия выдается сотруднику под расписку. Учет должностных инструкций требует наличия отметки об ознакомления сотрудника с инструкцией. Кроме того, можно фиксировать выдачу сотруднику заверенной копии. Для этого в некоторых компаниях и существует соответствующий журнал.

Чтобы избежать недоразумений и возникновения разногласий между работодателем и сотрудником, в журнале выдачи должностных инструкций ставится отметка о получении на руки инструкции. Для работника важно иметь копию инструкции на случай возникновения претензий работодателя к выполнению им должностных обязанностей. Для работодателя же важна возможность регулировать трудовые отношения, опираясь на нормативные документы.

Согласно законодательству, должностные инструкции являются нормативными документами продолжительного срока действия. Их хранение происходит централизовано в кадровой службе. Несмотря на все очевидные преимущества такого хранения, некоторые компании хранят оригиналы должностных инструкций в структурных подразделениях или в канцелярии.

Согласно рекомендациям, изложенным в Основных правилах работы архивов организаций, должностные инструкции должны быть сформированы в отдельное дело, имеющее постоянный срок хранения. Данное дело может быть сдано в архив после замены действующих должностных инструкций новыми.

Журнал учета выдачи должностных инструкций. Образец

Должностная инструкция не является обязательным нормативным документом, но она крайне важна, так как помогает в регулировании рабочего процесса. Хранение и учет должностных инструкций – чрезвычайно важный элемент документооборота компании.

Подробную информацию о том, как правильно заполнить журнал регистрации должностных инструкций, что принимается за образец регистрации должностных инструкций, как вести журнал ознакомления с должностными инструкциями, вы сможете в правовой документации и статьях журнала:

12 кадровых документов, которые помогут пройти любую проверку