Служебная записка на выдачу денежных средств образец

Служебная записка на выдачу денежных средств

Одним из подтверждений затрат организации из кассы является служебная записка на выдачу денежных средств. И нужна она в основном одному отделу – бухгалтерия. Цель оформления служебной записки носит материальный характер. И как все подобного рода документы используют ее сотрудники внутри организации. Не для внешнего адресата (показать налоговой документ, разумеется, можно).

Служебная записка на выдачу денежных средств

Пример служебной записки на выдачу денежных средств

Служебная записка на выдачу денежных средств

В соответствии с приказом генерального директора № 56 от 18.06.2023 г. я, менеджер отдела продаж ООО “НскПлат” с 28.06.2023 г. по 10.07.2023 г. нахожусь в служебной командировке в филиале Общества в г. Новокузнецк. Согласно Положению об оплате труда ООО “НскПлат” заработная плата выплачивается работнику 10 и 27 числа каждого месяца на расчетный счет работника или путем выдачи наличных денежных средств из кассы. В настоящее время пластиковая карта ПАО “МТБ54” находится на переоформлении.

На основании изложенного и в целях соблюдения требований трудового законодательства РФ в части выплаты заработной платы, прошу дать поручение директору филиала ООО “НскПлат” в г. Новокузнецк о выдаче заработной платы наличными денежными средства в кассе филиала.

08.07.2023 г. Шкуров Шкуров А.М.

Когда используется служебная записка на выдачу денежных средств

Нарушение правил ККМ и кассовой дисциплины могут повлечь административный штраф. Поэтому при выдаче денежных средств из кассы всегда используется служебная записка. Даже когда денежные средства берет директор организации. Требование не распространяется на индивидуальных предпринимателей только в случае, если денежные средства он расходует на личные цели.

Выдача денежных средств может осуществляться как под отчет (работник представляет квитанции и чеки, подтверждая расход денег на определенные цели). Так и связана с иными трудовыми обязанностями. Например, как в нашем примере – выдача заработной платы. В последнем случае служебная записка на выдачу денежных средств требуется не всегда. А в исключительных случаях. А невыплата заработной платы может повлечь административную ответственность и взыскание процентов. Поэтому при форс-мажорах в получении заработной платы рекомендуем работодателю получить от работника соответствующую записку.

Расходный кассовый ордер сотрудник бухгалтерии оформит в любом случае. На основании поступившей на исполнение служебной записки с резолюцией руководителя.

Составляем служебный документ о денежных средствах

Алгоритм действий, как написать служебную записку, одинаков. Оформление – или с правилами ГОСТ, или с принятыми в организации и утвержденными локальным актом работодателя требованиями.

В правом верхнем углу составитель документа указывает адресата. Это главный руководитель организации. Пусть даже и ответственный за ведение кассы в организации другое лицо. Далее он указывает свою должность и фамилию, инициалы. И оглавление – служебная записка на выдачу денежных средств.

Основная часть текста может начинаться по-разному. Можно указать цели 0 на хозяйственные нужды, для ликвидации последствий каких-то негативных ситуаций, в связи с выездом и т.п. Можно начать следующим образом: “прошу выдать под отчет”. Директор организации может начать – “необходимо выдать денежные средства”.

Цель выдачи денег составитель указывает обязательно. И даже директор. А также размер денежных средств. Если предпочтительнее не наличные деньги, а перевод на карту, об этом составитель тоже указывает в тексте записки.

Далее идет дата (допустимо указать ее в начале текста до оглавления), подпись с расшифровкой.

После исполнения служебной записки на выдачу денежных средств и их расходования, получатель денежных средств отчитывается по произведенным выплатам.

Как в 2019 году выдавать деньги из кассы под отчет

Выдача денег в подотчет из кассы в 2019 году

В августе 2017 года Центробанк внес изменения в правила выдачи денежных средств из кассы. В чем суть этих нововведений и как теперь работать с подотчетниками, вы узнаете из нашей статьи.

Читать еще:  Объяснительная записка классному руководителю образец

Правила выдачи подотчетных сумм в 2019 году

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регулирует порядок ведения кассовых операций. Суть нововведений 2017 года заключается в следующем:

  1. Расширились основания выдачи денежных сумм (п. 6.3 Указаний): теперь это не только заявление работника, но и распорядительный документ организации (обычно это приказ).
  2. Расходные и приходные ордера теперь можно оформлять в электронном виде, и в этом случае получатель денег может расписываться в расходнике с помощью своей электронной цифровой подписи (при наличии), а приходный ордер получать на свою электронную почту (п. 5.1, 6.2 Указаний).
  3. Отменен запрет на получение денег из кассы работникам, не отчитавшимися по предыдущим авансам.

Как видим, изменения стимулируют электронный документооборот в компаниях и упрощают правила работы с подотчетными суммами. Возможно, что пока электронные приходники и расходники будут актуальны для очень малого количества компаний. А вот выбор между приказом и заявлением и возможность выдавать деньги работникам-должникам доступны любой фирме.

Образец заявления на выдачу подотчетных сумм в 2019 году

Как и раньше, документ оформляется в произвольной форме, но обязательно должно содержать информацию о необходимой сумме, сроке, на который выдаются деньги, а также подпись руководителя и дату. Очевидно, что в документе нужно указать данные самого работника и попросить его расписаться.

Посмотрите образец заявления на выдачу денег в подотчет в 2019 году:

Образец приказа на выдачу денежных средств

Альтернативой заявления на подотчет в 2019 выступает распорядительный документ организации. В последней редакции Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У не говорится, что это должен быть приказ, но организации чаще всего используют именно этот вид распорядительных документов. Об обязательном содержании такого документа Центробанк ничего не говорит, но вполне логично, что в нем должна быть та же информация, что и в заявлении: о подотчетном лице, сумме, сроке предоставления аванса, а также дата и подписи руководителя и подотчетника.

Предлагаем следующий вариант приказа на выдачу подотчетных сумм работникам в 2019 году:

Что удобнее — приказ или заявление? Это зависит от вашей компании. Если средства выдаются эпизодически, проще это оформить заявлением работника. А если суммы в подотчет выдаются постоянно и большому количеству работников, удобнее будет издавать приказы сразу на нескольких работников, а не требовать от каждого выражать просьбу в письменном виде.

Что делать с должниками?

Казалось бы, отмена запрета на получение аванса не отчитавшимися работникам упрощает жизнь компаниям. Когда нужно выдать в небольшие промежутки времени (например, на следующий день) несколько сумм в подотчет одну и тому же сотруднику, который объективно не успел потратить деньги и отчитаться по ним, это послабление от Центробанка окажется весьма кстати.

Но суммы подотчетных средств, выдача и отчет по которым осуществлялись излишне свободно, могут вызвать ненужное внимание контролеров при очередной налоговой проверке. Поэтому для поддержания финансовой дисциплины рекомендуем установить перечень лиц и лимиты задолженности, при которых возможно получить новый аванс.

Правила оформления служебной записки на выдачу денежных средств: образец и особенности заполнения

На разных предприятиях сегодня нередко возникают ситуации, когда сотрудники оказываются, вынуждены писать различные служебные записки (» служебка » — в просторечии), в которых они излагают свои просьбы о возмещении расходов и выдаче определённых сумм.

В нашей статье мы подробно рассмотрим образцы оформления служебных записок о выделении и возврате денежных средств, а также примеры документов для других нужд.

Читать еще:  Гарантийное письмо о возврате товара образец

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Типы документа по возмещению расходов

Как упоминалось выше, существуют несколько разновидностей служебных записок, о которых идёт речь, например:

  1. На покрытие расходов. Такая бумага представляет собой документ финансовой отчётности и составляется по правилу, утверждённому приказом внутри предприятия.
  2. На возврат денежных средств. Подобная бумага должна обязательно содержать реквизиты банка на счет, в котором буду перечисляться возвращаемые деньги. Ещё нужно указать название самой банковской организации и ФИО человека, являющегося держателем карты.
  3. На выдачу денег на подотчет. Подобный документ может потребоваться в самых разных ситуациях, например, если нужно возместить представительские расходы, в т.ч проезд на такси, удовлетворить нужды работника в командировке и т.д.

Назначение

Любая служебная записка составляется для того, чтобы осветить какие-либо деловые вопросы. Последние должные иметь непосредственное отношение к рабочему процессу отдельно взятого работника или определённого структурного подразделения. Решение подобных вопросов, как правило, зависит от того подразделения, в которое отправляется служебная записка.

Целью написания бумаг перечисленных выше является получение сотрудником денежных средств с определённой целью. Например, когда работника отправляют в командировку, он должен написать бумагу на выдачу денег при этом стоит указать, на каком основании он должен получить деньги.

В конкретном случае основанием служит отъезд в другой город по рабочим делам. На основании такого документа сотруднику выдаются деньги, которые компенсируют траты на проживание и питание, а также на удовлетворение всех своих потребностей в рамках командировки.

Подробно о том, что такое служебная записка, читайте тут, а из этой статьи вы узнаете о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также каковы требования к их написанию и внешнему виду.

Общие правила составления

В законодательстве РФ не указана чёткая форма оформления подобного документа, поэтому каждый работник может составить его в свободной форме или по шаблону, установленному в организации, в которой он работает.

Писать служебную записку можно как от руки, так и печатать на компьютере. Однако в любом случае документ должен содержать подпись составителя. Бывают случаи, когда люди, занимающие руководящие должности в организации, требуют, чтобы подобные бумаги составлялись на фирменных бланках и заверялись подписями определённых ответственных лиц.

Записка должна содержать в себе чётко сформулированную проблему, а также возможные пути её решения. Если такой документ составляет рядовой сотрудник, то его желательно заверить у человека, руководящего подразделением, в котором работает составитель.

Таким образом, можно показать, что руководитель подразделения ознакомлен с проблемой и согласен с позиций своего сотрудника относительно путей её решения.

Узнать о том, по каким правилам оформляется служебная записка, а также посмотреть образец документа, можно здесь.

Особенности и примеры подготовки запросов по выдаче денег

Такая бумага должна быть написана в свободной форме либо в соответствии, с шаблоном, утверждённом на предприятии. Она в обязательном порядке должна содержать такие сведения, как наименование предприятия, дата составления, информация о сотруднике, составившем документ, а также должностном лице, которое её в итоге получит.

Такой документ будет бесполезен для составителя, если он забудет указать наименование банка и номер счета, на который стоит переводить возвращаемые деньги. В самом низу бумаги автор должен поставить свою подпись.

Хоть такой документ и не имеет чёткой формы составления, тем не менее, нарушение общих правил может привести к тому, что его попросту не примут к рассмотрению.

Читать еще:  Письмо арендодателю о снижении арендной платы образец

Возмещение транспортных расходов

Подобная категория документов, о которых идёт речь, на сегодняшний день является наиболее распространённой и востребованной. Определённые установки относительно написания записок такого типа содержаться в Постановлении Правительства РФ под номером 749. Там сказано что:

  1. Приступать к составлению подобной бумаги нужно приступать не раньше, чем составитель вернётся из командировки, в которой он понёс траты.
  2. При составлении нужно чётко обозначить услуги, на которые были потрачены средства во время рабочей поездки. В рамках этого пункта автор документа должен приложить к документу чеки, проездные билеты и т.д.
  3. Нужно конкретно обозначить число отъезда и дату возвращения.
  4. Нужно обязательно указать пункт назначения, куда в итоге прибыл работник, и место, откуда он выехал.

Без этих сведений получатель записки не сможет составить чёткую картину понесенных расходов и может отказать в компенсации денежных средств или выплатит меньше чем нужно.

Получение материальной помощи

Законодательством РФ предусмотрена возможность выделения работодателем денежных средств, например в качестве материальной помощи. Условия получения подобных выплат должны чётко обозначаться в трудовом договоре.

Если сложившаяся ситуация вписывается в эти условия, то сотрудник может смело приступать к написанию служебной записки. После того как в тексте документа будут обозначены реквизиты, составитель должен чётко прописать обстоятельства, в связи с которыми потребовалась выдача денег.

Нужно указать дату составления и приложить документ, являющийся подтверждением того, что работнику действительно требуется материальная помощь. Например, если сотруднику требуется пособие в связи с пополнением семьи, то он должен это чётко прописать, приложить копию свидетельства о рождении и поставить дату.

Требования к оформлению

Как уже упоминалось выше, для составления подобных документов не существует чётких требований, и предприятия сами устанавливают шаблоны. Однако любая служебная записка должна быть составлена с учётом элементарных правил оформления, например:

  • Документ в обязательном порядке должен быть составлен на листе бумаги формата А4.
  • При составлении в программе Word нужно использовать шрифт под названием Times New Roman.
  • Размер шрифта должен быть 14 пунктов.
  • Необходимо установить межстрочный интервал 1,5.
  • Дата составления документа должна быть обозначена арабскими цифрами или буквами и числами.
  • Название документа может находиться как посередине листа, так и около границы левого поля.

Несоблюдение этих элементарных требований повлечёт за собой проблемы с любым документом. Ещё бумага может быть оформлена в письменном виде. В такой ситуации стоит уделить особое внимание орфографическим ошибкам и общей грамотности текста.

Больше о правилах оформления служебных записок по ГОСТу, а также какие требования применяются к их написанию, читайте тут.

Пример написания

Как уже упоминалось выше, в документе должны быть указаны некоторые обязательные сведения такие как:

  1. Наименование получателя и отправителя, например, генеральному директору ООО «Корвет» Сидельникову Г.П. от главного бухгалтера Степановой З.В.
  2. Далее, обозначается наименование документа и его основная часть, например, служебная записка, согласно пункту 15 коллективного договора, прошу оказать единовременную материальную помощью бухгалтеру Петровой В.М. в размере 30000 руб. в связи с пополнением семьи, то есть рождением ребёнка.
  3. Следующим шагом, перечисляются основания, например, заявление Петровой В.М. и свидетельство о рождении ребёнка.

К составлению документа, о котором шла речь, нужно подходить очень серьёзно. Даже несмотря на то, что для него не существует чёткой формы составления, общие правила оформления должны соблюдаться в любом случае. Это поможет избежать проблем и задержек в будущем.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector