Письмо об оплате образец

Письмо-требование об оплате задолженности

Письмо-требование об оплате задолженности, образец которого приложен чуть ниже, может служить началом конструктивного диалога в деловой переписке. Документ формируется быстро, с соблюдением принятых в деловой переписке норм. Посредством этого письма (его еще называют претензионным) контрагент подталкивает своего делового партнера к оплате существующей задолженности.

Если подходить с юридической точки зрения, то это письмо, верно составленное, заверенное и зарегистрированное, будет дополнительным веским доказательством в пользу существования долга как такового. Это потребуется при возможном обращении в судебные инстанции.

Функционал

Документ имеет ряд неоспоримых плюсов. В организациях, где принято искать компромиссы с контрагентами, обсуждать возникающие недопонимания в досудебном порядке, рабочие процессы протекают гораздо эффективнее. Письмо-требование об оплате задолженности позволит:

  • Сохранить существующие договорные отношения. Прерывать взаимовыгодное сотрудничество с партнером, у которого возникли временные трудности по оплате, – нерациональное действие. Деловая переписка уточнит нюансы, может привести к полному взаимопониманию.
  • Избежать обращения в суд, которое сулит дополнительные расходы, по крайней мере, при возникновении конструктивного диалога между сторонами.
  • Поставить в известность должника об объеме задолженности и конкретных сроках. Организация, которая посылает подобное обращение, обычно ставит четкие рамки перед должником. До этого момента он может питать надежду, что его долг забыт, затерялся в бухгалтерских документах, растворился в воздухе. Особенно если сумма задолженности небольшая.
  • Оптимизировать свое делопроизводство таким образом, чтобы дело приносило прибыль. Несколько недобросовестных контрагентов, которым делаются поблажки, способны привести практически любую компанию к банкротству.
  • Скоординировать рабочие моменты для того, чтобы избежать значительных материальных затруднений. Несколько писем-требований к «забывающим» контрагентам подчас позволяют самой организации оставаться «на плаву».

На практике поставщик очень часто встречается с дебиторским типом задолженности. Иные организации вообще не придают значение подобным «мелочам» либо откладывают выполнение взятых на себя обязательств по оплате на потом.

Возможные санкции

Кредитора можно мотивировать на выплату существующей задолженностями несколькими способами. Но самый распространенный — взыскание неустойки за определенный период задержки денежных средств. Это условие должно быть заранее прописано в договоре, иначе фактически взыскать ее будет очень трудно. Кроме того, приписывается крайняя мера — обращение в суд.

Ответ

В ответ на письмо-требование от должника может поступить:

  • Выплата долга. Это идеальный вариант, встречается не так часто, как хотелось бы.
  • Гарантийное письмо. В нем должник называет точную дату, в которую погасит либо уменьшит свою задолженность. Это тоже предпочтительное развитие событий для обеих сторон существующего соглашения.
  • Письмо с сообщением о невозможности возврата задолженности в указанные сроки. В этом случае существует лишь одна рекомендация – обращение в суд со всеми имеющимися на руках документами.
Читать еще:  Образец письма судебному приставу

Какая-либо вообще ответная реакция — уже хорошо, так как должник готов к диалогу.

Элементы письма

Деловая переписка в большинстве своем однотипна. В конкретном документе выделяются три части: шапка, тело документа и заключительная. В верхней части листа обычно располагаются реквизиты организации, которая отправляет документ и является кредитором. В идеале письмо печатается на фирменном бланке организации, который содержит ее полное наименование, адрес, контактные телефоны, ИНН и другую принципиально важную информацию.

Также шапка, согласно существующим нормам, должна содержать номер, дату, вежливое, а главное — конкретное обращение к деловому партнеру.

Если озаглавлено письмо будет, например, ООО «Ромашка», то не будет ясно, кто является получателем. Поэтому обращение лучше формулировать согласно требованиям, обращаясь по имени и отчеству к руководителю либо другому ответственному за погашение задолженности лицу.

В основной части документа в большинстве случаев прописывается:

  • Ссылка на номер договора, который был заключен и согласно которому произвелась поставка товара либо были оказаны услуги. Можно ссылаться на конкретный пункт договора, если есть возможность. Не возбраняется цитирование, если это проясняет создавшуюся ситуацию.
  • Какие организации участвовали.
  • Конкретная сумма долга, а также за какие товары либо услуги она причитается к выплате.
  • Какие действия требуются компании-должнику. Обычно это перечисление средств на какой-либо счет. Если данные счета прописаны в договоре, то достаточно будет сослаться на подписанный обеими сторонами договор.
  • Что произойдет в случае неуплаты долга. Меры могут быть как мягкие (неустойка, пени), так и жесткие (обращение в Арбитражный суд). В основном организации прибегают к комбинированным мерам воздействия на должника.

При обращении в суд письмо-требование об оплате задолженности является обязательным условием подачи иска. Без него дело наверняка будет проиграно, особенно если должник не будет признавать существование задолженности.

В качестве дополнения можно приложить расчеты пени, которая полагается за неуплату долга. Однако это не обязательно для такого типа деловой переписки. Кроме того, при отказе оплаты долга и по прошествии длительных сроков, при обращении в суд пени могут значительно увеличиться.

Заключение

Заключительная часть должна содержать дату, подпись, «мокрую» печать организации. Такого рода корреспонденцию рекомендуется регистрировать, а также посылать заказным или ценным письмом с отметкой о вручении. Словом, оформить письмо-требование (в любом количестве экземпляров) не достаточно. Важно потом в суде доказать, что оно вообще существовало, поэтому электронная переписка здесь малоэффективна.

Читать еще:  Рекомендательное письмо экспедитору образец

Сроки рассмотрения

Если от должника не поступает ответа на письмо-требование об оплате, то автоматически считается, что он его рассмотрел в течение 30 дней с момента фактического получения. Естественно, что есть доказательства вручения документа.

Инструкция: составляем гарантийное письмо об оплате товара

Ключевые основы

В торговых взаимоотношениях довольно часто возникают ситуации, когда один из партнеров не может расплатиться за товар или услугу сразу. Получить отсрочку платежа можно разными способами, например заключить дополнительное соглашение с поставщиком, получить кредит или заемный капитал, оформить покупку в рассрочку или оформить документальную гарантию. Актуальный образец гарантийного письма об оплате товара можно скачать в конце статьи.

По сути, документ не имеет существенной юридической силы, и нарушить письменное обещание расплатиться в срок покупателю ничего не мешает. Однако такой вид документации может:

  • восстановить срок исковой давности, то есть ГП подтверждает, что должник признает и принимает задолженность;
  • компенсировать отсутствие заключенного договора, например, если товар был поставлен, а договор еще не подписан, то «гарантийка» исключит юридические проблемы;
  • исправить ошибки договора, например, если соглашение между компаньонами заключено неуполномоченным лицом, то ГП исключит юридическую помарку.

В некоторых случаях поставщик может самостоятельно затребовать гарантийное письмо об оплате (образец скачать бесплатно можно в конце статьи), даже если условия договора не «горят». Например, гарантия требуется предоставить третьим лицам в качестве подтверждения условий поставки и расплаты.

Порядок составления «гарантийки»

Унифицированного бланка для составления гарантийного письма нет. Устанавливать единую форму бессмысленно, так как в каждом случае содержание и текст просьбы-гарантии определяются в индивидуальном порядке. Предлагаем использовать примерный бланк гарантийного письма об оплате (скачать можно бесплатно).

Гарантию составляем на листе формата А4, допустимо использовать фирменный бланк организации. Далее следуем простым правилам:

  1. В первую очередь прописываем наименование и адрес получателя «гарантийки», также указываем должность руководителя компании и его Ф.И.О.
  2. Указываем наименование документации, образец: «гарантийное письмо об оплате за товар».
  3. Подробно расписываем условия и суть обращения. В обязательном порядке указываем реквизиты договора и расчетных документов, прописываем сроки и порядок проведения расчетов между компаньонами. Указываем сумму, которая подлежит перечислению, периодичность платежей и особые условия, при наличии.
  4. Если ГП составляется для корректировки реквизитов, условий соглашения, то необходимо подробно расписать новые условия и реквизиты.
  5. Подписываем документ у руководителя и главного бухгалтера. Ставим дату и печать компании.
  6. Регистрируем документ в журнале исходящей документации.
Читать еще:  Письмо о мировом соглашении образец

Вы можете скачать образец гарантийного письма об оплате совершенно бесплатно.

Образец гарантийного письма

Образец гарантии по оплате кредиторской залолженности

Аналогичным образом составляется гарантийное письмо (образец) об оплате услуг или об оплате кредиторской задолженности.

Бланк и образец гарантийного письма об оплате

Автор: Кирилл Юрьевич Обновлено: 14 мая 2019

Наиболее простой формой расчета между сторонами является оплата сразу после получения товара, услуги или предъявления законного требования.

А если оплата будет позже?

Если расчет предполагается произвести спустя некоторое время, то покупатель (плательщик) предоставляет гарантийное письмо и обязуется произвести оплату.

Примером подобных ситуаций является оказание ремонтных, консультационных или посреднических услуг, а также предварительная поставка товара (без предоплаты).

Содержание и форма гарантийного письма

Разнообразие поводов, по которым составляется документ, делает практически невозможной задачу унификации и создания единого гарантийного бланка.

К их числу относятся:

  • номер и дата, регистрируемые в журнале исходящей корреспонденции. Для физических лиц достаточно указать только дату отправления;
  • дата составления письма (может отличаться от даты исходящей корреспонденции);
  • наименование предприятия, на адрес которого направляется письмо, а также ФИО его руководителя;
  • регистрационные и налоговые реквизиты компании-гаранта или паспортные данные лица, составившего обязательство;
  • юридический адрес;
  • фактическое местонахождение фирмы или адрес проживания частного лица;
  • банковские сведения гаранта (название и местонахождение банка, расчетный и корреспондентский счет, БИК);
  • подписи директора и главного бухгалтера;
  • контактные данные непосредственного составителя (фамилия, телефон или e-mail), указываемые в нижнем левом углу листа.

Особенности оформления и использования гарантийного письма

Требование обязательной подписи бухгалтера связано с подтверждением финансовой значимости операции, по которой составляется гарантия.

Если должность главного или обычного бухгалтера в компании отсутствует (это часто встречается в ЧП), то в письме ставится соответствующая пометка.

(«Уведомляем, что должность главного бухгалтера (бухгалтера) в ООО «Альянс» отсутствует»)

Поскольку определение гарантийного письма в существующем законодательстве отсутствует, такая фраза будет вынуждать фирму соблюдать взятые обязательства.

При нарушении порядка или суммы выплат правильно составленное письмо может стать главным судебным доказательством.

Желательным условием является перечисление в документе наименований, на оплату которых берется обязательство.

Без указания назначения платежа любое гарантийное свидетельство может быть признано ничтожным.

Чтобы избежать затруднений при оформлении документа, следует воспользоваться готовыми формами.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector