Образец письма о зачете платежа

Письмо о зачёте переплаты поставщику

Письмо о зачете переплаты поставщику очень пригодится, если по какому-либо договору с контрагентом существует разница в оплате услуг или товара в большую сторону.

Причины переплаты

Переплата между контрагентами может произойти по ряду причин:

  • Самая простая из ситуаций. По ошибке бухгалтера либо другого ответственного за перечисление денежных средств лица на счет поставщика поступило больше, чем следовало.
  • Если поставщик задержал поставку, за которую уже были перечислены средства. Если договор между организациями не предполагает иного, то получатель в этом случае может отказаться вообще от принятия товара. Об этом четко прописано в 511 статье ГК РФ, пункт 3.
  • Отказ покупателя от товара по причине его низкого качества (брак и т.д.). Если поставщику в этом случае уже был уплачен аванс, то возникает переплата (статья 523 ГК РФ).
  • Договор, по которому были перечислены средства, был расторгнут одной из сторон. В этом случае речи о зачете будущими поставками или услугами, конечно, не идет.

Перед тем как составлять письмо о зачете переплаты, нужно убедиться в том, что расчеты бухгалтерией организации произведены верно. Для этого поставщику предлагается составить двусторонний акт сверки. Это позволит прийти к общему мнению относительно суммы переплаты.

Состав бланка письма

Обычно подобного рода бумаги печатаются на бланках организации. На их верхней части расположены реквизиты компании. Если же деловое письмо печатается на обычном листе А4 без пометок, то в самом верху необходимо указать наименование и основные данные той организации, которая посылает сообщение.

Письмо должно содержать:

  • Сведения об адресате. ФИО руководителя организации поставщика, его должность, само название компании.
  • Номер документа. Он нужен для последующего учета, занесения в журнал исходящей документации.
  • Дату подписания.
  • Название бумаги.
  • Сумму переплаты. Она должна быть точно известна обеим сторонам.
  • По какому счету был осуществлен платеж (ссылка с номером документа и его датой).
  • Что сделать с переплатой: вернуть либо зачесть в счет оплаты последующих поставок (либо предоставления услуг). Если имеются данные о номере и дате счета, на который следует зачесть переплату, то указывается он.
  • Просьбу зачесть переплату в счет следующих платежей, если конкретного номера счета нет в наличии.
  • При необходимости – сумму НДС.
  • Подпись, должность руководителя, печать организации.

Варианты поведения

При возникновении переплаты есть два выхода: возврат средств либо их зачет по другим договорам. Отправка письма о зачете переплаты поставщику предполагает первый вариант, поэтому в нем должно быть конкретное указание, какие действия от поставщика ожидаются.

Варианты ответа на письмо

Поставщик может согласиться с предложенными в письме условиями, а может от них отказаться. Также, вероятно, при отказе он предложит свой вариант выхода из ситуации. Например, бухгалтерии поставщика будет гораздо удобнее (а их руководителю – выгоднее) перечислить лишние средства обратно, чем перечислять в счет будущих поставок.
Особенно вероятность таких обстоятельств повышает отсутствие в договоре между организациями информации по этому моменту. Таким образом, возможно, придется поставщику предоставлять еще одно письмо с просьбой возврата переплаченных средств.

Читать еще:  Письмо предложение товара образец

Что делать с НДС

Если неверная оплата (за непоставленный товар, невыполненные услуги и пр.) была предоставлена вместе с НДС, то сумму этого платежа следует пересчитать. Алгоритм следующий:

  1. Если авансовый счет-фактура был поставщиком выписан на неверную сумму (ту, которая поступила по ошибке или превышена), то он должен быть исправлен. Для этого необходимо направить поставщику письмо о том, чтобы он выписал другой авансовый счет-фактуру, с верными цифрами.
  2. Поставщик пересылает копию верного счета-фактуры.
  3. Потом аннулируется запись в книге покупок организации. Но это исправление должно быть именно тем числом, на которое выписан верный счет-фактура.
  4. Если отчетный квартал истек, то придется оформлять дополнительный лист к книге покупок, посредством которого все равно производится исправление отметок о зарегистрированных счетах-фактурах.
  5. По новому счету-фактуре начисляется верный НДС.

Однако по последнему пункту есть принципиально важный нюанс. Та сумма, которая была переплачена, является, по сути, авансом к будущей поставке. Однако НДС принимать с нее не следует до совершения отгрузки или оказания услуг. Ведь в договоре (на который ссылается верный счет-фактура) указан другой номер договора с поставщиком. И до фактического совершения сделки вычет будет неправомерен.

В письме о зачете переплаты поставщику обязательно уточните, по какому конкретно договору возникла переплата и в какой сумме.

При этом обозначьте, что вы ожидаете от продавца. Например, чтобы он провел зачет по другим договорам. Приведите номер и дату договора, на который вы просите перекинуть переплату. В документе лучше проставить живые подписи и штампы, отправить его по почте или передать вместе с курьером. В деловой переписке не бывает мелочей.

Крайний случай

Если поставщик каким-либо образом не выполнил свои обязанности (поставка товара произошла не полностью, имело место ненадлежащее качество, неприемлемая задержка и пр.), то одним письмом о зачёте переплаты поставщику не обойтись. Организации придется изменять условия существующего договора либо вообще его расторгать.

Сколько хранится письмо и где регистрируется

Вся деловая переписка должна проходить через журнал исходящей документации. В нем отмечаются основное содержание письма, его номер и дата. Так можно подтвердить факт существования бумаги, если впоследствии по этому вопросу будут проводиться судебные разбирательства.

Что касается срока хранения, то для писем такого рода он составляет 5 лет.

Это связано с тем, что он имеет непосредственное отношение к деловым связям с поставщиком товаров или услуг. Когда систематизируют эти документы, письмо-просьбу и письмо, то ответ на него относят к единому делу. Только так можно восстановить весь ход переписки, изучить аргументы и требования обеих сторон впоследствии.

Письмо о переносе оплаты на другой договор

Взаимодействие фирмы, организации со своими контрагентами (поставщиками и покупателями) осуществляется в разрезе договоров. Оплата за оказанные или предоставленные услуги или за товар производится соответственно в рамках договора или по счету.

Читать еще:  Как написать сопроводительное письмо к документам образец

Произведенная оплата засчитывается получателем на тот договор, который прописан в назначении платежа в платежном поручении или же оплата осуществляется на основании счета, который предъявлен в рамках того или иного договора (поле под номером 24). Возможна ситуация, когда контрагент сразу отправляет уведомление после оплаты (если в назначении платежа не указан счет или номер договора, а написано, например, «за товары», «услуги по…») (п. 1 ст. 319,1 ГК РФ).

Всегда возникают различные обстоятельства, когда контрагенту необходимо произведенную оплату перенести на другой договор либо всю сумму или же частично.

Образец письма о переносе оплаты.

Оформление переноса. Когда переносится оплата.

Перенести оплату на другой договор возможно, когда плательщик перечислил по договору сумму выше, чем следовало. Или же предоплата по одному договору необходимо «разбить» на два других.

Так же подписанным договором между контрагентами может быть предусмотрен порядок зачета суммы переплаты по конкретному договору или оплаты, для которой не уточнено назначение платежа.

В иных случаях составляется письмо о переносе суммы оплаты на определенный договор. Без такого письма получатель имеет все права зачислить оплату в счет того обязательства, срок исполнения которого наступает раньше (п. 3 ст. 319.1, п. 3 ст. 522 ГК РФ).

Письмо обязательно, когда оплата переноситься с одного договора на другой и она не была излишней. Если этот момент не предусмотрен договором, то получатель платежа может отказаться от переноса оплаты, согласно письму, особенно если нарушаются имущественные интересы кредитора (например, перенос оплаты за товар по просроченному договору на новый, тем самым, после такого переноса, плательщик, по сути, берет в долг очередную партию товара).

Составляем письмо по оплате на другой договор.

Оформление переноса оплаты на другой договор оформляется в виде двухстороннего соглашения. Однако можно ограничиться только письмом от плательщика. В подтверждении переноса оплаты запрашивается ответное письмо о согласии или составляется акт сверки взаиморасчетов по интересующему договору.

Составляется письмо о переносе оплаты в произвольной форме с указанием суммы оплаты по договору, которую плательщик просит перенести с одного договора на другой (с указанием реквизитов платежного поручения, по которому была перечислена), а также реквизиты таких договоров.

Внимание! Если достигнута договоренность о переносе платежа на другой договор, то авансовый НДС не нужно принимать к вычету (Письма Минфина от 01.04.2014 № 03-07-РЗ/14444, от 29.08.2012 № 03-07-11/337).

Письмо о взаимозачете

Письмо о взаимозачете

Похожие публикации

Согласно Гражданскому кодексу, между компаниями возможно прекращение обязательств сторон. Одним из самых распространенных способов является зачет сумм задолженности. При каких условиях возможно осуществить взаимозачет, по какой форме составить письмо на взаимозачет между организациями, в каком случае провести процедуру невозможно – давайте разберемся подробнее.

Условия проведения взаимозачета

Чтобы долговые обязательства были погашены зачетом взаимных требований, должны соблюдаться определенные условия:

  • Требования должны быть встречными, то есть участники зачета должны одновременно иметь долги друг перед другом;
  • По общему правилу требования должны быть действительными (в зависимости от сроков их погашения) и бесспорными;
  • Требования должны быть однородными. Под однородностью в данном случае подразумевается одинаковый способ погашения обязательств. Однако стоит иметь ввиду, что по соглашению сторон в договоре может быть оговорено прекращение обязательств и с неоднородными требованиями (например, обязательства могут быть выражены в разной валюте);
  • Требования, которые планируется зачесть, не должны относиться к тем требованиям, зачесть которые невозможно. Требования, которые не могут быть зачтены: о возмещении вреда, который был причинен жизни или здоровью, о взыскании алиментов, о содержании пожизненно, и в иных случаях, предусмотренных законом или договором.
Читать еще:  Служебная записка на увеличение штата сотрудников образец

Зачет долговых требований признается действительным в зависимости от сроков их погашения, которые:

  • либо уже наступили согласно условиям договора;
  • либо никак не указаны в условиях договора;
  • либо определены моментом востребования.

Письмо о проведении взаимозачета (образец)

Согласно гражданскому законодательству, возможность прекращения обязательства зачетом встречного однородного требования возникает при направлении соответствующего документа одной из сторон. Данный документ может быть оформлен в виде письма контрагенту, соглашения о проведении взаимозачета, заявления о проведении взаимозачета или в иной форме.

Форма данного документа не имеет утвержденной унифицированной формы, не определена Гражданским кодексом РФ. Письмо на взаимозачет (образец мы приведем ниже, вы можете использовать его при составлении письма самостоятельно) разрабатывается в компании собственными силами.

Обычно письмо имеет следующую форму. В правом верхнем углу необходимо указать реквизиты организации, в которую направляется письмо о взаимозачете. Письмо отправляется на имя генерального директора, поэтому целесообразно указать реквизиты следующим образом: «Генеральному директору ООО «Название организации» (ФИО директора) от…». Можно указывать название организации, место нахождения и иные реквизиты полностью или указать реквизиты в сокращенном виде.

Затем необходимо указать название документа и переходить к основной части письма. В теле письма необходимо указать, что на основании статьи 410 Гражданского Кодекса РФ компания просит о проведении зачета взаимных требований и перечислить подробно, о каких долгах друг перед другом идет речь. При перечислении необходимо указать подробно номера договоров, даты их заключения, стороны, сумму сделки, срок исполнения обязательств, какая сумма подлежит зачету.

Целесообразно сделать это следующим образом: сначала указать долг одной компании перед другой в следующем формате: «По договору поставки №3 от 10.08.2017 на сумму 20 000 рублей, по которому поставщиком является ООО «Дельта», а покупателем ООО «Людмила». Поставка состоялась 12.08.2017 (указание подтверждающих документов). Срок исполнения обязательств – 30.08.2017».

Далее в таком же формате указать долговые обязательства другой компании. Письмо подписывает директор компании, заверяется письмо печатью организации.

Стоит отметить, что несмотря на то, что письмо составляется в свободной форме и на первый взгляд не имеет сложностей в заполнении, необходимо быть предельно внимательным при его составлении, указании реквизитов договоров, сроков и т.д. Допущение ошибок, неточностей, пропуск реквизитов может привести к недействительности взаимозачета.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector