Перечень договоров образец
Журнал регистрации договоров
Во многих организациях есть документ под названием «Журнал регистрации договоров», в который вносятся сведения обо всех проведенных сотрудниками предприятия сделках, контрактах и соглашениях.
Для чего нужен журнал, его значение
Все что касается заключаемых работниками компании договоров подлежит обязательной регистрации и учету. Наиболее распространенный и простой путь реализации этих задач – создание специального журнала. Роль его довольно проста: с его помощью сотрудники предприятия фиксируют наиболее важную, первичную информацию обо всех проводимых сделках. Таким образом, он позволяет вести учет, систематизировать документооборот, а также дает полную информацию о работнике, который несет ответственность за исполнение того или иного соглашения.
Минимальные сведения, которые требуется внести в журнал регистрации договоров: это номер и дату формирования каждого документа, но в зависимости от потребностей организации этот список может быть существенно расширен. Кроме того, в журнал можно включать информацию не только о собственно договорах, но и обо всех приложениях к ним, в том числе дополнительных соглашениях, технических заданиях, актах выполненных работ и т.п.
Следует отметить, что журнал никоим образом не свидетельствует о том, что условия каждого внесенного в него договора, были выполнены в полном объеме.
Какие договоры фиксируются в журнале
В журнал могут вноситься все договоры, заключаемые работниками организации. Однако если предприятие достаточно крупное, то в каждом его структурном подразделении может быть свой собственный бланк журнала, также журналы могут разделяться по типу договоров (например, отдельные — по договорам поставки, договорам рекламы, юридическим договорам и т.п.). Такой подход позволяет грамотно систематизировать учет и избежать путаницы.
Журнал может вестись в течение какого-то определенного временного отрезка (месяц, квартал, полугодие, год), или же в течение неопределенного срока – все зависит от того, какое правило в отношении этого параметра закреплено в учетной политике фирмы.
Где хранить журнал
Журнал должен находиться под присмотром ответственного работника, который не только занимается его ведением (т.е. вносит в него данные обо всех заключаемых договорах), но и осуществляет надзор за его хранением. Это может быть секретарь организации, делопроизводитель, юрист или любой другой сотрудник, наделенный соответствующими полномочиями, которые обозначены в его должностной инструкции или же назначенный на это отдельным приказом директора предприятия.
Можно ли обойтись без этого документа
Наличие журнала в компании не является строго обязательным, поскольку в законодательстве не указана необходимость его применения.
Однако, при помощи него можно зафиксировать не только сам факт создания какого-либо договора, но и в случае надобности срочно его отыскать – а это достаточно веские основания для того, чтобы завести такой учетный документ.
Как составить журнал
Журнал может вестись в произвольном виде – стандартного, унифицированного его образца нет. Основная его часть всегда формируется в виде таблицы, в которой может быть сколько угодно строк – в зависимости от потребностей работников предприятия и видения ими документа. Как правило, в организациях есть свой бланк, разработанный и утвержденный руководством и рекомендованный к применению – именно его и берут сотрудники за основу.
Оформление журнала, особенности
К оформлению журнала регистрации договоров, ровно как и к его содержанию, никаких особенных требований не предъявляется, а это означает, что вести его можно как в рукописном, так и в электронном виде. Если бланк ведется в электронном виде, распечатывать его не обязательно, за исключением тех случаев, когда в нем имеется столбик для подписей работников, заключивших ту или иную сделку.
Журнал может быть самого разного объема, но обычно он имеет не одну, а множество страниц (в активно работающих организациях количество заключенных договоров может исчисляться не только десятками, а даже сотнями). Если в качестве журнала не используется, например, тетрадь, а берутся обычные листы А4 формата, то их следует пронумеровать по порядку и после этого прошить суровой нитью (можно и степлером, но он не всегда гарантирует надежность скрепления), отметив на последней странице количество страниц и поставив дату и подпись ответственного работника.
Образец журнала регистрации договоров
Если вам понадобилось сформировать журнал регистрации договоров, который вы ранее никогда не делали, посмотрите образец документа и прочитайте разъяснения к нему. С их помощью вам без особых усилий удастся создать нужный формуляр.
- Вначале напишите наименование организации, ниже укажите лицо, которое является ответственным за ведение журнала (его должность, фамилию, имя, отчество), а также дату начала ведения журнала (после его окончания не лишним будет также сделать соответствующую отметку).
- Далее переходите к основной части, которую, как уже было сказано выше целесообразно оформить в виде таблицы. Количество столбцов в ней может быть произвольным, но обязательно должны быть столбики о номере договора, дате его заключения, виде документа (договор или доп. соглашение к нему), название контрагента, его адрес. Также в бланк нужно включить данные о том, кто именно внутри организации заключил и ведет договор, количество экземпляров, место хранения каждого такого документа (оно может быть централизованным или договоры могут храниться в разных подразделениях).
- Если вы считаете необходимым, можете дополнить бланк и другими сведениями, имеющими значение именно в вашей ситуации. Например, о кратком содержании, сумме договора, периоде его действия, полном количестве приложений к договору, столбик для подписи ответственного работника, примечаний и т.д.
Реестр договоров
Указанные возможности реализованы в программе:
- Договоры не теряются
- Своевременность согласований
- Контроль сроков договора
- Учет всех версий договоров
- Реестры и отчеты по договорам
Реестр – друг и помощник договора
Функция учёта и регистрации договоров является неотъемлемой стадией договорного процесса любого предприятия. Любая организация должна вести реестр заключенных и подписанных договоров.
Журнал регистрации договоров как стадия договорной работы
Для осуществления этой функции обычно выделяется отдельный сотрудник в секретариате, юридическом отделе или бухгалтерии, либо эта работа поручается ему время от времени (ответственный сотрудник). Этот сотрудник ведет журнал учета договоров, в котором учитывает базу заключенных и согласованных документов. Следует различать роли ответственного за регистрацию и за согласование документа. Ответственный за согласование обходит с листом согласования, приложенного к проекту, согласующих лиц, при этом документ еще не утвержден и не подписан. В то же время ответственный за регистрацию сотрудник учитывает, как правило, уже подписанные и отраженные в учетной системе (в большинстве своем, 1С), экономически работающие договоры.
Реестр договоров зачастую ведется в Excel, бланк этого реестра, как правило, не утерждается, а представляет собой произвольную сводную таблицу, которая обычно содержит следующие колонки:
- порядковый номер и номер записи регистрации
- вид договора
- сумма (цена) договора
- стороны договора (наша организация и контрагент)
- дата заключения (подписания)
- срок действия (при наличии)
- наличие изменений, доп. соглашений, ссылки на скан документа в сети
- статус договора (на согласовании, подписан, расторгнут итд)
- ответственный сотрудник
- любые иные сведения (например, существенные условия)
Образец реестра договоров с примером его заполнения Вы можете скачать по ссылке.
Программа для учета договоров
Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:
- трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
- риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
- отсутствие связи с историей согласования и переписки.
Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»
В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов:
- Построение отчета по всей базе (реестру) за период с многочисленными фильтрами:
- Обратная связь с реестром договоров, включая напоминания о скором истечении срока действия
- Заполнение карточек договоров и ведение по ним интерактивного списка:
Реестр договоров
Модуль Документы в программе IT Audit предназначен для ведения реестра договоров с контрагентами и учета трудовых договоров.
Удобный реестр договоров и документов
Программа позволяет организовать удобное ведение реестра договоров, в том числе и по нескольким организациям. Наряду с договорами в программу могут быть внесены и любые документы.
Договоры и документы вносятся несколькими способами:
- прикрепление готового файла договора (например, скан договора или договор в текстовом файле Word)
- создание файла договора на основании шаблона договора
В списке договоров настраиваются необходимые колонки
Таблица со списком договоров настраивается с учетом необходимых полей:
- рубрика документа
- организация, от имени которой заключен договор
- сторона договора: контрагент, сотрудник организации
- дата и номер регистрации договора по собственной системе регистрации
- дата и номер регистрации договора по системе регистрации контрагента
- сумма договора
Классификация договоров по рубрике
Чтобы быстро отобрать договоры или документы определенного типа, в программе используется столбец рубрика договора. Например, в качестве рубрики документа обычно используют следующие значения:
- договор поставки
- договор аренды
- трудовые договоры
- приказы о приеме на работу
- приказы на отпуск
Необходимые рубрики настраиваются в справочнике Рубрики документов.
Реестр договоров выгружается в файл Excel
Любые приведенные в реестре договоров данные выгружаются в файл Excel. В программе IT Audit можно сформировать реестр договоров в Excel, содержащий следующие данные:
- регистрационный номер и дата договора
- предмет договора
- дата окончания договора
- этапы договора, включая просроченные договорные обязательства
- стороны договора: организация и контрагент
- стадия документа
- рубрика документа
- информация о проекте, в рамках которого выполняется договор
- информация о времени создания договора и авторе документа
Создать договор в программе реестра договоров просто и удобно
Создание договора на основании шаблонов договоров производится просто и удобно. При создании договора по шаблону будут создан заполненный следующими данными текстовый файл:
- реквизиты компании и контрагента
- информация о руководителях организаций в родительном падеже