Образцы и шаблоны писем

Образец делового письма

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.

    К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Читать еще:  Сводный счет фактура образец заполнения

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

      Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

    Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

    Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

  • Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.
  • Деловое письмо: виды, правила оформления, структура

    Деловое письмо является неотъемлемым элементов поддержания партнерских отношений между клиентами, поставщиками и заказчиками.

    Грамотный текст, корректное оформление и соблюдение этики деловой переписки позволяет наладить не только взаимовыгодное сотрудничество, но и повысить имидж компании.

    Прежде, чем приступить к оформлению делового письма, стоит определиться с основной целью. Это может быть выражение благодарности, приглашение, поздравление или предложение сотрудничества. Деловое письмо должно максимально четко выражать основную мысль и составлено с учетом требований деловой переписки.

    Основные требования, предъявляемые к оформлению делового письма

    • Наличие фирменного бланка с наименованием организации, адресом, логотипом и печати;
    • Обязательно наличие полей: слева — 3 см, справа –1,5 см;
    • В шапке делового письма обязательно указывается получатель (ФИО, должность);
    • В соответствии с требованиями делопроизводства, в левом верхнем углу указывается дата отправки письма и его регистрационный номер;
    • Деловое письмо подписывается отправителем (ФИО, должность);
    • Традиционно, деловое письмо составляется с использованием шрифта Times New Roman с 12-м размером и одинарным интервалом.

    Яркими примерами писем деловой переписки являются оферта, гарантийные или сопроводительные письма, которые отличаются рядом характеристик.

    • Оферта представляет собой деловое предложение о сотрудничестве с указанием деталей договора и является предварительным этапом заключения основного договора;
    • Основная цель сопроводительного письма – предоставление дополнительной информации, сведений или фактов, которые могут заинтересовать потенциального клиента или работодателя. Такие виды писем могут прекрасно дополнить резюме, оферту или коммерческое предложение;
    • Гарантийное письмо относится к виду некоммерческой документации и представляет собой обязательство выполните те или иные действия (оплату, прием на работу или поставку товаров).

    Чтобы корректно донести информацию до получателя, за основу можно взять образец делового письма, структура которого легко адаптируется для каждого из видов переписки.

    • Вступление, содержащее обращение, заголовок и основную цель;
    • Главная часть, в которой излагается суть письма и необходимые детали;
    • В заключении указывается ФИО отправителя, должность и пожелания, если таковые уместны.

    Образцы деловых писем

    Образцы благодарственных писем:

    Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление, письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя.

    Образцы гарантийных писем:

    Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию.

    Читать еще:  Образец должностной инструкции заведующего хозяйством

    Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.

    Оферта. Образцы писем-предложений

    Оферта (договор оферты) — это предложение о заключении договора о сотрудничестве с указанием основных деталей сделки: наименования, количества, качества, цены товара, условий и срока поставки, оплаты, способа доставки. Она является предварительной стадией заключения договора. Лицо, делающее предложение, называют оферентом, принимающее – акцептантом. Предложение, сделанное неопределенному кругу людей, называется публичной офертой.

    Рекламация. Образец рекламации (письма-претензии)

    Рекламация — это претензия, которая составляется при совершении сделки в случае неудовлетворенности одной стороной качеством, количеством, ассортиментом полученного товара, сроками поставки и т.п. Письмо-претензия (рекламация) содержит претензии к стороне, нарушившей свои обязательства по договору и требования о возмещении убытков: о замене некачественного товара, устранении дефектов, снижении цены и прочее.

    Сопроводительное письмо — это вид делового письма, которое составляется при отправке документов, коммерческого предложения, резюме и т.п.

    Рекомендательное письмо – это документ, который представляет собой отзыв о соискателе со стороны его бывшего руководителя либо сотрудника с профессиональной точки зрения.

    Рекомендательное письмо содержит в себе краткую характеристику профессиональных навыков, достижений человека, его основных успехов во время учебы либо работы, сильных сторон. С помощью рекомендаций работодатель может увидеть более четкую картину профессиональной деятельности кандидата, узнать мнение о нем как о сотруднике со стороны людей, которые с ним работали либо учились. Рекомендательное письмо требуют не все работодатели, но при поиске новой работы лучше все-таки позаботиться о его наличии и, как и сопроводительное письмо, приложить к резюме — это придаст большую солидность кандидатуре соискателя.

    Письмо-напоминание. Образец письма-напоминания

    Письмо-напоминание — это побуждения получателя к какому-то еще невыполненному обязательному действию и меры, которые будут приняты в случае невыполнения обязательств. Такое письмо может содержать напоминание об оплате, о долге, может отправляться в случае отсутствия ответа на письмо, отправленное ранее и т.п. Составляют письмо-напоминание в том случае, если не удается с помощью переговоров добиться желаемого результата. Часто напоминание является одновременно просьбой.

    Письмо-подтверждение. Образец письма-подтверждения

    Письмо-подтверждение – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью подтверждения о получении переданных материалов, информации, документации, достигнутых ранее договоренностей и т.п. Оно может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением. Письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю.

    Письмо-поздравление. Образец письма-поздравления

    Письмо-поздравление – это некоммерческое деловое письмо, которое составляется с целью поздравления человека либо организации по какому-то поводу: личному празднику либо достижению, государственному, корпоративному празднику и т.п.

    Письмо-приглашение. Образец письма-приглашения

    Деловое письмо-приглашение — это приглашение на какое-то мероприятие: конференцию, работу, собеседование, выставку, встречу, концерт, благотворительный вечер, семинар, совещание и т.п.

    Текст приглашения должен содержать четкую и конкретную информацию о дате и месте проведения торжества. Письмо может быть адресовано как одному лицу, так и нескольким одновременно.

    Отправляется письмо-приглашение, как правило, за несколько дней или даже недель до проведения мероприятия, чтобы приглашенный человек имел время и возможность принять решение и собраться на торжество.

    Желательно отправлять письмо-ответ на предложение, даже в случае отказа от предложения. Отказ необходимо сформулировать вежливо, указать причину отказа, пусть даже выдуманную. Оформление письма-приглашения осуществляется согласно правил, установленных для делового письма.

    Письмо-просьба. Образец письма-просьбы

    Письмо-просьба — это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу — организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.

    Читать еще:  Дневник прохождения преддипломной практики образец

    Письмо-соболезнование. Образец письма-соболезнования

    Письмо-соболезнование — это выражение сочувствия по поводу какого-то печального события либо утраты: соболезнования по поводу смерти, аварии и т.п.

    30 бесплатных адаптивных шаблонов электронных писем

    Почти 50% всех электронных писем открывается с мобильных устройств, и этот показатель будет только увеличиваться. Поэтому важность использования адаптивных HTML шаблонов писем для email маркетинговых кампаний возрастает.

    Разработать базовый HTML-шаблон электронных писем , который будет корректно отображаться в разных клиентах, довольно непросто. Но разработать шаблон, который будет корректно отображаться также на всех мобильных и планшетах, еще сложнее.

    К счастью, есть дизайнеры и разработчики, создавшие коллекции редактируемых бесплатных адаптивных шаблонов электронных писем, которые работают во всех клиентах и на любых устройствах.

    Блочно-модульные адаптивные шаблоны

    Litmus Responsive Email Templates (7 шаблонов)

    Litmus выпустил подборку из семи адаптивных шаблонов электронных писем с готовым дизайном. Они поставляются с исходными файлами PSD :

    Это минималистичный блочно-модульный HTML шаблон письма для рассылки, который подходит для различных целей. Загружаемый пакет включает в себя как исходный PSD-файл , так и HTML-код :

    Этот блочно-модульный шаблон предлагает три варианта дизайна, которые отображаются в зависимости от ширины экрана. По умолчанию, он поддерживает 1-3 колонки, Он использует медиа-запросы, поэтому на мобильных устройствах преобразуется в одностолбцовый макет:

    Простой блочно-модульный адаптивный шаблон HTML письма для email рассылки использует медиа-запросы и плавающую ширину, чтобы обеспечить максимальную совместимость:

    Шаблоны электронных писем с чистой структурой

    Responsive Email Blueprints от MailChimp (6 шаблонов)

    MailChimp выпустил подборку из шести адаптивных готовых шаблонов писем для рассылки HTML под названием Email Blueprints . Они включают в себя некоторые элементы специфического языка шаблонов Mailchimp , но их можно легко удалить, если вы не являетесь пользователем MailChimp :

    Это адаптивный Email-фреймворк от ZURB , который включает в себя сетку из 12 столбцов и простые элементы пользовательского интерфейса для быстрой разработки электронных писем:

    Antwort предлагает надежные адаптивные шаблоны электронных писем HTML с обширной документацией и с настраиваемой шириной в зависимости от размеров экрана. Шаблоны отлично работают в мобильных клиентах, а также во всех основных стационарных клиентах и в Outlook (2000+) :

    Шаблон разработан на основе кода, используемого Litmus для своих собственных рассылок. Предлагает простую основу для построения адаптивных электронных писем, созданных на HTML :

    Этот красивый шаблон HTML письма был разработан на основе E-mail Blueprints от MailChimp и Email Boilerplate от Шона Пауэлла . Это адаптивный табличный шаблон электронных писем, который уже включает в себя теги объединения Mailchimp ( их можно удалить, если они не нужны ):

    Улучшенная версия MailChimps Email Blueprints с большим количеством опций, заново определенной структурой и рядом исправлений для Outlook , Yahoo , Hotmail , Gmail … Данный шаблон был протестирован и тщательно проанализирован на предмет совместимости. Также он невероятно прост в настройке:

    Разработанный на основе шаблонов Ink от ZURB . Это проект, который позволяет автоматизировать все, начиная от прекомпиляции SASS , встраивания CSS , CSS / HTML , минимизации изображений и до S3-хостинга изображений и тестирования Litmus . С помощью шаблонов INK и их CSS-образцов можно создавать шаблоны HTML письма любого уровня сложности.

    Future-Proof Responsive Email Template Without Media Queries

    А что, если бы можно было создавать адаптивные шаблоны электронных писем даже в средах с неудовлетворительной поддержкой CSS? Шаблон вы найдете здесь :

    Другие ресурсы для создания шаблонов электронных писем

    • Responsive Email Patterns — подборка шаблонов и модулей для адаптивных электронных писем;
    • Cerberus — шаблоны для адаптивных электронных писем;
    • Really Good Emails — лучшие дизайны для HTML шаблонов писем;
    • Responsive Email Resources — подборка инструментов для создания адаптивных шаблонов электронных писем.

    Данная публикация представляет собой перевод статьи « 30 Free Responsive Email and Newsletter Templates » , подготовленной дружной командой проекта Интернет-технологии.ру

    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector